Політика конфіденційності

Положення про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець

1. Загальні поняття та сфера застосування..

1.1. Визначення термінів:

база персональних даних — іменована сукупність впорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

відповідальна особа — особа, на яку власником або розпорядником бази персональних даних відповідно до її службових, професійних обов'язків покладена організація роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

власник бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних в цій базі даних і процедури їх обробки, якщо інше не визначене законом;

Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірки відкритої інформації, що містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб'єкта персональних даних.

Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані (крім випадків, коли суб'єктом персональних даних прямо вказано, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

згода суб'єкта персональних даних — будь-яке документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи відносно надання дозволу на обробку її персональних даних згідно сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, що дозволяють ідентифікувати особу, відомості про яку містяться в цій базі;

обробка персональних даних — це будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збором, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, відновленням, використанням і поширенням, знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

персональні дані — відомості про фізичну особу, які у своїй сукупності надають можливість ідентифікувати таку особу;

розпорядник бази персональних даних — це фізична або юридична особа, якій власником бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.

Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

суб'єкт персональних даних — це фізична особа, відносно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

особливі категорії даних — персональні дані, що свідчать про расову приналежність, політичні, релігійні або інші переконання, а також дані, що стосуються здоров'я або статевого життя, не можуть піддаватися автоматизованій обробці, якщо внутрішнє законодавство не забезпечує відповідних гарантій.

третя особа — будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, власника або розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій власником або розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних згідно із законом.

2. Перелік баз персональних даних.

2.1. Продавець є власником наступних баз персональних даних:

• база персональних даних клієнти, покупці або контрагенти.

3. Мета обробки персональних даних.

3.1. Мета обробки персональних даних:

3.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових стосунків, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги згідно з Податковим кодексом України, Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права і дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.

4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи відносно надання дозволу на обробку її персональних даних згідно сформульованої мети їх обробки. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана в наступних формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізичну особу;

• електронний документ, який повинен містити обов'язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи відносно надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно завіряти електронним підписом суб'єкта персональних даних.

• відмітка на електронній сторінці документу або в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень

4.2. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових стосунків відповідно до чинного законодавства.

4.3. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних у бази персональних даних, права, визначені Законом України "Про захист персональних даних", мету збору даних і осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення цивільно-правових стосунків відповідно до чинного законодавства.

4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях і професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я або статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних.

5.1. Вказані в розділі 2 даного Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої власникові бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо вказана особа відмовляється перейняти на себе зобов'язання по забезпеченню виконання вимог Закону України "Про захист персональних даних" або не в змозі їх забезпечити.

6.3. Суб'єкт стосунків, пов'язаних з персональними даними, подає запит про доступ (далі — запит) до персональних даних власникові бази персональних даних.

6.4. У запиті вказуються:

• прізвище, ім'я і по батькові, місце проживання (місце знаходження) і реквізити документу, що засвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);

• найменування, місцезнаходження юридичної особи, що подає запит, посада, прізвище, ім'я і по батькові особи, що засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);

• прізвище, ім'я і по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, відносно якої робиться запит;

• відомості про базу персональних даних, відносно якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

• перелік персональних даних, згідно яких здійснюється запит;

• мета і/або правові підстави для запиту.

6.5. Термін вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Впродовж цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню, з вказівкою основи, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється впродовж тридцяти календарних днів з дня його вступу, якщо інше не передбачене законом.

6.6. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані впродовж тридцяти календарних днів з дня вступу запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, зачеплених в запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.7. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, що подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення

6.8. У повідомленні про відстрочення вказуються:

• прізвище, ім'я і по батькові посадовця;

• дата відправки повідомлення;

• причина відстрочення;

• термін, впродовж якого буде задоволений запит.

6.9. Відмова в доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонений згідно до закону.

6.10. У повідомленні про відмову вказуються:

• прізвище, ім'я, по батькові посадовця, який відмовляє в доступі;

• дата відправки повідомлення;

• причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржене в суді.

7. Захист персональних даних

7.1. Захист персональних даних покладається на власника персональних даних.

7.2. Наказом керівника визначається відповідальна особа, що здійснює обробку персональних даних згідно із законом. Обов'язки відповідальної особи по організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці вказуються в посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов'язана:

• знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;

• розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їх професійних або службових або трудових обов'язків;

• забезпечити ознайомлення та виконання вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних;

• забезпечити доступ суб'єктів персональних даних до власних персональних даних;

• інформує керівника і розпорядника бази персональних даних про порушення встановлених процедур по обробці персональних даних.

7.4. З метою виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право:

• отримувати необхідні документи, у тому числі накази та інші розпорядчі документи, видані Власником бази персональних даних, пов'язані з обробкою персональних даних

• робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах та автономних комп'ютерних системах;

• брати участь в обговоренні виконуваних нею обов'язків організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

• вносити на розгляд пропозиції по поліпшенню діяльності та вдосконаленню методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків в процесі обробки персональних даних;

• підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків зобов'язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, відносно обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку, зобов'язані не допускати розголошування у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які сталі відомі у зв'язку з виконанням професійних або службових або трудових обов'язків. Таке зобов'язання залишається в силі після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, окрім випадків, встановлених законом.

7.7. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України "Про захист персональних даних" несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому випадку не довше за термін зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних

8. Права суб'єкта персональних даних.

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення і найменування;

• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, окрім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;

• пред'являти мотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їх повноважень, передбачених законом;;

• пред'являти мотивовану вимогу відносно зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким власником і розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними;

• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, ушкодження у зв'язку з умисним прихованням, ненаданням або несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, які є недостовірними або ганьблять честь, гідність і ділову репутацію фізичної особи;

• звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних в органи державної влади та посадовців, до повноважень яких належить забезпечення захисту персональних даних або в суд;

• застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства про захист персональних даних.

9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних.

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на отримання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта стосунків, пов'язаних з персональними даними, без вказівки мети запиту, окрім випадків, встановлених законом.

9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит про доступ (далі — запит) до персональних даних власникові бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я і по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документу, що засвідчує особу суб'єкта персональних даних;

• інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;

• перелік персональних даних, стосовно яких здійснюється запит.

9.4. Термін вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.5. Впродовж цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома суб'єкта персональних даних, запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню, з вказівкою основи, визначеною у відповідному нормативно-правовому акті.

9.6. Запит задовольняється впродовж тридцяти календарних днів з дня його вступу, якщо інше не передбачене законом.